Ngày nay việc tổ chức sự kiện rất phổ biến, nó được coi là một trong những phương pháp, hình thức quảng cáo đem đến hiệu quả cao. Để buổi tổ chức sự kiện diễn ra thành công thì chúng ta cần chuẩn bị chu đáo từ những việc nhỏ nhất, có một kế hoạch hoàn hảo, hơn hết việc kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện là công đoạn quan trọng nhất để tổ chức sự kiện, tổ chức hội thảo thành công.
Bài viết dưới đây Seminar Sài Gòn sẽ chia sẻ cho các bạn về những việc cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện thành công.
Bước đầu tiên đó là kiểm tra tổng quan tiến độ tổ chức sự kiện: Người tổ chức sự kiện cần có một bảng tiến độ để biết được quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện đến đâu, có cần điều chỉnh gì để kịp tiến độ. Trong phần này, bạn cần kiểm tra lại tiến độ các thủ tục hành chính, khách mời, nội dung, nhân lực, trang thiết bị…. Khi hoàn thành bước này bạn phải nắm được người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành,… của từng hạng mục công việc.
Sau đó là công đoạn kiểm tra và hoàn tất các thủ tục hành chính: Giấy phép tổ chức sự kiện là yếu tố không thể thiếu được. Dù là buổi tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn cũng đều phải xin giấy phép và liên tục kiểm tra tiến độ đến đâu.
Khi tổ chức sự kiện thường có các thủ tục hành chính sau:
– Cho dù bạn đã chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng nhưng nếu giấy phép tổ chức sự kiện chưa được cấp thì sự kiện của bạn cũng sẽ không thể diễn ra được. Vì thế, dù là tổ chức một sự kiện lớn hay sự kiện bé thì bạn luôn nhớ phải xin các giấy phép liên quan đến sự kiện và liên tục kiểm tra tiến độ xin cấp phép thực hiện đến đâu, đây cũng là một trong những bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện bạn nên biết và thực hiện nhé.
– Những thủ tục hành chính thường có khi tiến hành tổ chức sự kiện bao gồm: Giấy phép tiến hành sự kiện là yêu cầu bắt buộc với những sự kiện có quy mô tương đối lớn như các cuộc diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao,… còn với các sự kiện nhỏ như hội thảo, hội nghị,… không cần thiết phải có thủ tục này; Các giấy phép về an toàn vệ sinh, an ninh và môi trường,…; Một số các sự kiện còn phải được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt nội dung của sự kiện;
Các loại giấp phép khác liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện như giấy phép quảng cáo trên đường, giấy phép treo băng rôn, giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế,…
Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời là sự tôn trong đến khách hàng đồng thời thể hiện được thái độ làm việc chuyên nghiệp: Khách mời là yếu tố vô cùng quan trọng, là đối tượng chính mà mục tiêu tổ chức sự kiện hướng đến.
Chắc chắn sự kiện không thể thành công nếu thiếu đi khách mời, do vậy khâu gửi thư mời rất quan trọng và cần kiểm tra xác nhận thông tin liên quan đến khách mời, chuẩn bị các điều kiện tốt nhất để phục vụ khách mời…
Bên cạnh yếu tố khách mời, thì địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện. Do vậy kiểm tra đia điểm tổ chức sự kiện được coi là công việc chuẩn bị quan trong bậc nhất và không thể không làm
Để có một địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất thì khi lựa chọn địa điểm ban đầu bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố như: Phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, phù hợp với quy mô sự kiện, có vị trị thích hợp, có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, đảm bảo có lỗi vào, lối thoát, các khu chức năng phù hợp, đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác,… .
Sau khi đã lựa chọn được địa điểm thì cần kiểm tra công tác chuẩn bị taị địa điểm như: giao thông, bãi đậu xe, Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp, các lối đi lại, khu vực triển khai sự kiện, khu vực cung cấp các dịch vụ khác, lỗi thoát hiểm,….
Bằng kinh nghiệm tổ chức nhiều loại hình sự kiện, Phương Nam Place Sài Gòn luôn cho ra đời những dịch vụ tốt nhất, đáp ứng đầy đủ những nhu cầu của quý khách hàng., đội ngũ nhân viên NHIỆT TÌNH, KINH NGHIỆM và SÁNG TẠO, Zunik không ngừng hoàn thiện và phát triển mình
Qua bài viết chia sẻ các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện thì bạn có thể biết được là làm thế nào để tổ chức được sự kiện được thành công tốt đẹp nhất nhé.
Xem thêm:
>> Dịch vụ cho thue hoi truong uy tín tại TPHCM
