Bạn là một người chuyên nhận nhiệm vụ tổ chức sự kiện cho công ty hay doanh nghiệp của bạn. Nhưng bạn chưa biết quy trình chuẩn để tổ chức một buổi sự kiện thành công là như thế nào? Dựa trên kinh nghiệm cho thuê phòng tổ chức các sự kiện lớn, hoitruongsaigon có một số lưu ý đối với các bước tổ chức sự kiện thành công – Quy trình tổ chức sự kiện thành công như sau:
+ Hiểu thấu đáo yêu cầu của khách hàng
Trước hết ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất do khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản tóm lược, căn cứ vào bản tóm lược này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì và bạn có biết các bước tổ chức sự kiện ra làm sao không. Để thực hiện tốt, cần phải trả lời được các câu hỏi sau:
– Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
– Vậy mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
– Khách tham dự là những ai?
– Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
– Bao giờ thì diễn ra sự kiên và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
– Ngân sách dự tính là bao nhiêu?
– Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?
+ Tìm ý tưởng thực hiện
Một trong các bước tổ chức sự kiện thành công đó chính là tìm ý tưởng, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản tóm lược, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Và bạn cũng nên đảm bảo rằng chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau.
+ Thiết kế sự kiện
Các vấn đề trong gia đoạn cụ thể ý tưởng này bao gồm:
-Địa điểm tổ chức ở đâu ?
-Xác định được rõ thời gian tổ chức và thời gian diễn ra chương trình ?
-Chủ đề của chương trình là gì ?
-Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
– Một chương trình chi tiết gồm những hoạt động gì và thời gian ra sao ?
Quy trình Tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể
+ Lên kế hoạch tổ chức thực hiện
Quy trình tổ chức sự kiện này cũng chính là một quy trình đã được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Các vấn đề mà bạn cần quan tâm đến:
– Ngân sách.
– Nguồn nhân lực thực hiện.
– Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
– Vận chuyển như thế nào.
– Phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra.
+ Thực hiện kế hoạch
Hầu như nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện thì bạn phải mất 2 tuần để thực hiện. Tất cả các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan đến sự kiện đều phải chuẩn bị. Thường thì với một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi , xin ý kiến của với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để có thể hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.
+ Dàn dựng chuẩn bị
Quá trình chuẩn bị dàn dựng được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Bạn nên chuẩn bị một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Công việ sẽ được trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Nếu có những điều gì phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
+ Kết thúc sự kiện, tổ chức họp rút kinh nghiệm
Trong quá trình tổ chức sự kiện phải có người quản lí luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.
Khi đã kết thúc sự kiện sẽ có một bộ phận đảm nhận việc chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng và tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…
Nên có một cuộc họp để rút kinh nghiệm : Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị hay trong quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Xem thêm: thuê hội trường tphcm uy tín ?
