Bất cứ ai đã từng lên kế hoạch cách tổ chức hội thảo sẽ cho bạn biết rằng đó là một công việc lớn. Và lập kế hoạch tốt nhất? Vâng, điều đó có tổ chức, tập trung và rất nhiều sáng tạo. Vậy làm thế nào để bạn chuẩn bị cho một hội thảo sẽ không chỉ có liên quan và hiệu quả mà còn đáng nhớ?
Trước Hội thảo
Thực hiện theo các bước sau để đảm bảo hội thảo của bạn là một trải nghiệm quý giá cho mọi người:
1. Xác định mục tiêu
Mỗi hội thảo phải có một mục tiêu. Bạn có cần cải thiện quy trình tuyển dụng của công ty bạn không? Bạn có muốn dạy cho các nhà quản lý cách tổ chức tốt hơn không? Bạn có cần phải làm một số đội xây dựng với một đội hình mới được thành lập?
Nhiều hội thảo là một sự lãng phí thời gian bởi vì không có mục tiêu rõ ràng được giữ ở trung tâm của cuộc thảo luận. Không có mục tiêu rõ ràng này, thực sự không có điểm nào để thu hút mọi người lại với nhau.
2. Quyết định ai sẽ tham dự
Biết ai sẽ tham dự trực tiếp liên quan đến mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu mục tiêu của hội thảo của bạn là phát triển một giải pháp chi tiết cho một vấn đề, thì có thể bạn muốn có ít nhất 10 người tham dự chính. Nếu mục tiêu của bạn là tập trung vào giáo dục, thì bạn có thể hài lòng với một nhóm lớn hơn nhiều, chia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận.
Lập danh sách những người cần ở đó. Cố gắng càng cụ thể càng tốt, nhưng để lại một vài lần mở cho những lần bổ sung vào phút chót.
3. Chọn đúng vị trí
Nếu bạn có 10 người tham dự, thì phòng hội nghị ở hành lang có lẽ sẽ ổn thôi. Nhưng nếu bạn có 50 người, bạn có thể phải tìm một địa điểm bên ngoài đủ lớn.
Hãy suy nghĩ về hậu cần và chi tiết thực tế của hội thảo của bạn khi bạn chọn vị trí. Mọi người sẽ có thể xem trợ giúp trực quan của bạn? Nếu bạn cần một công nghệ nhất định, như teleconferencing, liệu vị trí có hỗ trợ nó không? Có cơ sở thích hợp cho các phiên đột phá không? Mọi người sẽ có thể đến được địa điểm? Bạn có cần tổ chức chỗ ở cho những người đến từ một chặng đường dài không? Và địa điểm cung cấp những gì cơ sở vật chất cung cấp?
4. Tạo chương trình làm việc
Bây giờ bạn biết mục tiêu chính của bạn và ai sẽ tham dự, bạn có thể bắt đầu phát triển một phác thảo về cách bạn sẽ đạt được mục tiêu của hội thảo.
Điểm chính – Tạo danh sách các điểm chính cần thảo luận, sau đó chia nhỏ từng điểm lớn thành chi tiết mà bạn muốn giao tiếp với khán giả của mình.
Hỗ trợ trực quan – Liệt kê các trợ giúp trực quan, nếu có, bạn sẽ sử dụng cho mỗi điểm. Nếu bạn cần hỗ trợ kỹ thuật, điều này sẽ giúp những người cung cấp nó để xác định nơi họ cần tập trung nỗ lực của họ.
Thảo luận và các hoạt động – Dành thời gian để liệt kê chính xác các cuộc thảo luận nhóm và các hoạt động bạn sẽ có tại thời điểm nào trong hội thảo. Bạn sẽ cho phép bao nhiêu thời gian cho mỗi bài tập? Đảm bảo các hoạt động của bạn phù hợp với quy mô của nhóm và đảm bảo rằng địa điểm của bạn có các tài nguyên (ví dụ: phòng hội thảo) cần thiết để chạy phiên.
Hãy nhớ rằng, kế hoạch của bạn càng chi tiết, bạn càng đảm bảo rằng hội thảo của bạn sẽ chạy đúng tiến độ – và thành công.
5. Xây dựng kế hoạch tiếp theo
Cách duy nhất để tìm hiểu xem hội thảo của bạn có thành công hay không là có một kế hoạch tiếp theo hiệu quả. Tạo một bảng câu hỏi để cung cấp cho tất cả những người tham gia vào cuối sự kiện và cung cấp cho họ rất nhiều cơ hội để chia sẻ ý kiến của họ về mức độ thành công của nó. Mặc dù điều này có thể hơi đáng sợ, nhưng đó là cách duy nhất để học – và cải thiện – trong thời gian tới.
Nó cũng quan trọng để có một kế hoạch để truyền đạt các quyết định đã đạt được trong hội thảo. Bạn sẽ gửi một email hàng loạt cho tất cả mọi người với các chi tiết? Bạn sẽ đặt nó trên mạng nội bộ của công ty bạn? Mọi người cần phải biết rằng công việc khó khăn của họ thực sự dẫn đến một quyết định hoặc hành động, vì vậy hãy thông báo cho họ về những gì đang xảy ra sau khi hội thảo kết thúc.
Trong hội thảo – Đưa mọi người tham gia
Một khi bạn có một kế hoạch trước, hãy tìm hiểu cách mang lại sự phấn khích cho sự kiện của bạn. Bạn biết các chủ đề mà bạn muốn bao gồm, nhưng làm thế nào bạn sẽ làm cho thông tin vui vẻ và đáng nhớ cho nhóm của bạn?
Bắt mọi người tham gia là chìa khóa cho một hội thảo thành công. Nếu bạn đứng lên và nói chuyện trong ba tiếng đồng hồ, bạn chỉ đang giảng bài – không tạo điều kiện cho một hội thảo. Mọi người đều cần tham gia.
Tạo bài tập nhóm khác nhau cho mỗi hội thảo. Hãy ghi nhớ các mẹo sau:
Nhiều người lo lắng khi nói trước công chúng hoặc trong một nhóm không quen thuộc. Nếu bạn lập kế hoạch bài tập nhóm, hãy giữ kích thước của mỗi nhóm nhỏ, để mọi người thoải mái hơn khi nói chuyện và tương tác.
Trộn lẫn các loại người khác nhau trong mỗi nhóm. Ví dụ, nếu một số phòng ban tham gia vào hội thảo của bạn, không đặt các thành viên của cùng một bộ phận trong nhóm của riêng họ. Bằng cách khuyến khích mọi người tương tác với các phòng ban khác, họ có thể học cách nhìn mọi thứ từ những quan điểm khác nhau.
Xác định cách bạn sẽ ghi lại ý tưởng từ mỗi nhóm. Những người tham gia sẽ hét lên khi bạn viết chúng xuống? Hay họ sẽ viết ra những ý tưởng của riêng họ và sau đó đưa chúng cho bạn? Đây là một chi tiết nhỏ nhưng quan trọng, thường bị bỏ qua.
Nếu bạn có năm nhóm trở xuống, hãy dành thời gian cho phép toàn bộ nhóm đánh giá ý tưởng từ mỗi nhóm nhỏ hơn. Đây là một cách tuyệt vời để thu hẹp danh sách ý tưởng của bạn và để những điều tốt đẹp thực sự tỏa sáng.
Hãy nhớ, dành nhiều thời gian khi bạn có thể tạo các bài tập nhóm thú vị và thú vị. Những điều này sẽ giúp mọi người quan tâm và tham gia.
hoitruongsaigon.vn chúng tôi cung cấp dịch vụ cho thuê hội trường cho các tổ chức cũng như công ty để hội thảo, hội họp, diễn thuyết cũng như giảng dạy thuyết trình.
