Bạn đang quan tâm đến những vấn đề tổ chức sự kiện thì bạn có thể tham khảo ngay những lưu ý để tổ chức sự kiện thành công dưới đây nhé.
Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.
– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.
– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.
– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó
Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
– Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ
Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.
Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc. Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng fele Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.
– Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất
Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.
– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống
Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.
– Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.
Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.
– Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công
Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.
– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện
Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.
Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.
– Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.
Qua bài viết chia sẻ những lưu ý để tổ chức sự kiện thành công bạn đã biết được thế nào những điểm quan trọng rồi đúng không nào.
Nếu như các bạn có quan tâm đến các cơ sở tổ chức sự kiện cho thuê hội trường tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ với 0968.116.338 hoặc xem tại : hoitruongsaigon.vn để được nhận tư vấn.
>> Thuê hội trường uy tín ở đâu tại TPHCM ?
