Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức chiến lược kinh doanh được các doanh nghiệp rất ưa dùng ngày nay và trở nên rất phổ biến đối với giới kinh doanh cung cấp dịch vụ cho thuê hội trường hay đối với cách công ty, doanh nghiệp cũng rất quen thuộc. Vậy khi tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì ? Dưới đây là một vài lưu ý khi tổ chức sự kiện để giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công.
Muốn thành công thì cần xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu, nhu cầu của khách hàng là gì từ đó lên kế hoạch thực hiện chi tiết.
Bạn phải hiểu rõ khách hàng của mình là ai? Xác định được mục đích của sự kiện cùng với thông điệp truyền tải đến khách hàng mục tiêu là gì ? Từ đó bạn sẽ biết được cần làm những gì để tổ chức sự kiện hiệu quả cao, rồi nêu ra được các mục tiêu cụ thể của việc tổ chức sự kiện.
Đây cũng là điều rất quan trọng, mục tiêu càng cụ thể càng rõ ràng thì càng thuận lợi và dễ dàng hơn cho việc lên ý tưởng và lập kế hoạch.
Mục tiêu của sự kiện thể hiện qua một số chỉ tiêu tiêu định lượng như quy mô tổ chức sự kiện, số khách mời tham dự, số lượng các phương tiện truyền thông có mặt… Và cũng có thể diễn đạt qua các chỉ tiêu định tính như nâng cao thương hiệu sản phẩm, mang lại uy tín cho doanh nghiệp…
– Có một điều mà mọi người nên nhận định rõ ràng rằng: Tổ chức sự kiện không là công cụ đa năng để tiếp thị.
Để giúp bạn quyết định được buổi tổ chức sự kiện này có cần thiết hay không thì bạn có thể trả lời một số câu hỏi sau: Công ty có thể dùng những cách nào khác thay cho việc tổ chức sự kiện sắp tới để quảng bá thương hiệu? Có cần thiết phải tổ chức sự kiện không? Kế hoạch tổ chức sự kiện có cần điều chỉnh gì nữa? Công ty sẽ làm thoả mãn bao nhiêu % khách hàng sau khi sự kiện được tổ chức?…
– Để thực hiện một kế hoạch hoặc tổ chức sự kiện, tổ chức hội thảo thành công thì đội ngũ nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng: Bạn phải xác định rõ ràng cụ thể các phần việc cần phải làm để mỗi thành viên, nhân viên tham gia sự kiện để họ có thể hiểu, nhớ và làm đúng các mục tiêu chung của buổi tổ chức sự kiện này. Các nhân viên, thành viên tham gia tổ chức sự kiện cần phải thể hiện được một tinh thần hiếu khách, bảo đảm các yếu tố hậu cần và những công việc khác được hoàn hảo.
– Người ta thường nói “Phòng bệnh hơn chữa bệnh” thế nên việc kiểm tra các yếu tố nhỏ và có phương án dự phòng sẽ giúp kế hoạch tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn, thuận lợi hơn: Tài liệu trong tổ chức sự kiện là các văn bản hay mẫu file được lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau chứa đựng các thông tin có liên quan đến chương trình, lịch trình, nội dung, quảng cáo… để phục vụ cho quá trình tiến hành sự kiện hoặc gửi cho người tham gia sự kiện.
Ngoài chương trình chính trong sự kiện thì còn phải xem xét đến việc chuẩn bị các chương trình bổ trợ hoặc dự phòng cho quá trình tổ chức để hạn chế những thay đổi đột xuất và đảm bảo sự kiện tổ chức thành công.
Qua bài viết chia sẻ lưu ý khi tổ chức sự kiện bạn đã biết được là những điều quan trọng nào khi tổ chức sự kiện phải lưu ý.
Bằng kinh nghiệm tổ chức nhiều loại hình sự kiện Phương Nam Place Sài Gòn luôn cho ra đời những dịch vụ tốt nhất, đáp ứng đầy đủ những nhu cầu của quý khách hàng.
>> Thuê hội trường uy tín chất lượng tại TPHCM ?
