Nếu bạn là một người tổ chức sự kiện lâu năm hay chuyên về tổ chức sự kiện thì chắc bạn đã quá quen với thuật ngữ checklist. Nhin vào thì mọi người tưởng là dễ, quen thuộc. Nhưng hầu như mọi người không phải ai cũng biết lên một checklist tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết. Nhằm hiểu rõ được khách hàng và sự kiện mà mình tổ chức.
Cũng như thế, không phải nhà tổ chức hay cá nhân nào cũng có thể đặt ra đủ câu hỏi trọng tâm và trả lời hết được chúng.
Dưới đây Seminarsaigon xin chia sẻ kinh nghiệm về về việc checklist tổ chức sự kiện cần làm rõ đầu tiên cho các doanh nghiệp, tìm hiểu tổng quan về tổ chực sự kiện dưới đây nhé.
Phải xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng
Kế hoạch sẽ được vạch ra nhưng sẽ phải dựa vào mục đích tổ chức sự kiện của khách hàng. Điều đầu tiên thiết yếu là bạn cần nắm được loại sự kiện đó là gì ?
Một sự kiện giải trí sẽ ưu tiên chuẩn bị các hạng mục âm thanh ánh sáng đầu tiên. Ví dụ bạn muốn tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm thì địa điểm tổ chức hợp lý và khâu setup và việc trang trí sẽ được lưu tâm hàng đầu.
Sau đó, mọi thành viên có liên quan sẽ dựa trên những gì đã thảo luận và tìm hiểu với khách hàng, bản kế hoạch đó phải phản ánh đúng nhu cầu tổ chức sự kiện và mục đích tiên quyết mà khách hàng muốn hướng tới.
Ví dụ như bạn phải xác định sự kiên đó là muốn tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, tiếp cận nhiều khách hàng hay đơn thuần chỉ là tổ chức một sự kiện trọng vẹn.
Lên kế hoạch xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ
Để thuận lợi cho quy trình tổ chức sự kiện, sự liên kết với các nhà thầu phụ là đặc biệt quan trọng. Bởi không một công ty bình thường nào có đủ tiềm lực để bao thầu toàn bộ các hạng mục như bàn ghế, sân khấu, âm thanh ánh sáng, in ấn,…
Thông thường trong một sự kiện, thậm chí có đi chăng nữa thì cũng phải là các công ty tổ chức sự kiện mạnh. Giữ mối liên hệ với nhà thầu phụ thân tín, chất lượng nhưng vẫn phải cẩn trọng trong khâu kiểm tra sản phẩm.
Đồng thời bạn cũng cần xây dựng mối quan hệ với hệ thống nhà thầu cùng lúc để có nhiều sự lựa chọn tốt và phòng trừ thiếu hụt nguồn cung khi vào mùa cao điểm tổ chức sự kiện. Chính những điều này sẽ giúp việc checklist tổ chức sự kiện diễn ra tốt đẹp nhất.
Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện
Trong toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện thì quá trình triển khai sự kiện không chỉ được điều hành bởi một người. Khi làm công việc này thì một hệ thống nhân sự với những công việc có liên quan trực tiếp với nhau.
Trong quá trình sự kiện được diễn ra đồng thời cũng cần một có một người quản lý nắm được toàn bộ kịch bản sự kiện và phải chịu trách nghiệm điều phối các hoạt động một cách nhịp nhàng.
Phải biết pphòng trừ rủi ro và di chuyển nhân sự khi cần thiết và lập ra kế hoạch giải quyết rủi ro ngay tức thì. Chính vì khâu giám sát này được thực hiện bởi tất cả mọi người, cho nên tinh thần làm việc nhóm và có trách nhiệm với công việc sẽ được đánh giá cao bởi khách hàng.
Ngoài ra, mọi người cũng cần giám sát lẫn nhau, nhắc nhở nhau trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau cũng là cách hỗ trợ thiết thực để sự kiện có thể diễn ra thành công, thuận lợi. Có thể nói đây chính là ma trận quản lí ô vuông theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc, khác với mô hình quản lí truyền thống chỉ có cấp trên mới có quyền giám sát và nhắc nhở cấp dưới.
Đảm bảo tiến độ thực hiện của các sự kiện
Thường thì công việc này chính là công việc của những người quản lý. Dựa trên chi tiết kế hoạch tổ chức sự kiện; các mốc thời gian sẽ được hoạch định rõ ràng cho từng tiết mục. Nhân sự cũng được sắp xếp chỉ đợi đến nhiệm vụ của mình.
Đảm bảo mọi thứ sẵn sàng và thời gian chính xác là cách tiết kiệm sức người; sức của mang lại lợi ích cho cả nhà tổ chức lẫn khách mời tham dự. Hơn nữa cũng tạo cái nhìn thiện cảm từ phía khách mời về thái độ làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.
Dựa vào kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê phòng tổ chức sự kiện, Seminarsaigon hiểu rõ những điều này và không ngừng học hỏi qua những kinh nghiệm để ngày càng phát triển hơn. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho các công ty, doanh nghiệp để tổ chức được các sự kiện thật thành công.
>> Thuê hội trường uy tín tại TPHCM
