Trong các kỹ năng quan trong của việc tổ chức sự kiện thì việc quản lý thời gian là một yếu tố mà bạn không thể bỏ qua. Và hầu như kỹ năng quản lý thời gian với những người làm Event họ thường không chú trọng.
Với những người làm trong lĩnh vực event thì tổ chức ra các sự kiện là một trong những nghề nhiều áp lực nhất, sẽ có lúc những việc cần giải quyết.
Muốn có một sự kiện thành công thì không biết phải đối đầu với bao nhiêu công việc tên chất chồng đến nỗi bạn muốn chết chìm trong biển công việc. Nếu như bạn biết cách tập cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả thì đó chính là một bí quyết tiên quyết để thành công với nghề.
Vậy làm sao để có thể làm tốt việc quản lý thời gian với những người làm Event thì hãy cùng Seminarsaigon tìm hiểu ngay ở bài viết dưới này nhé!
Nếu bạn muốn mình quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc chúng ta nên lưu ý các điểm sau – Xác định mục tiêu rõ ràng: Đề ra các mục tiêu chính mục tiêu phụ để từ đó có sự sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc.
Khi tiền hành thực hiện thì bạn nên chia nhỏ công việc để giải quyết và xác định công việc cần ưu tiên: Có những việc cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có hạn.
Ví dụ : khi bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình để kịp thực hiện tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn tờ rơi trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X – banner – vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.
Bạn cần cân nhắc việc tự làm hay chuyển giao công việc cho người khác: Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý bạn.
Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí nếu người trưởng dự án phải dẹp hết công việc qua một bên, ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta cần làm là quản lý tiến độ chung để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật khỏi guồng máy.
Bạn cần biết kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng thi công ngoài hiện trường.
Mất thời gian một lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần sau đó: Nhiều người nói rằng họ không có thời gian để mà ngồi nghĩ ngợi, sắp xếp công việc, nhiều người khác thà nhín ra một tiếng đồng hồ để làm một công việc nào đó còn hơn là phải bỏ vài tiếng tập huấn cho người khác làm được việc đó và sau đó có thể mất thời gian để sửa chữa nó.
Một số lưu ý khi quản lý thời gian cho người làm Event
Bạn nên dành thời gian để lên kế hoạch giải quyết các công việc sẽ tập cho bạn thói quen làm việc khoa học về lâu về dài. Khi làm như vậy sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc quay cuồng giữa mớ bòng bong suốt đời.
Thà mất thời gian huấn luyện và sửa sai một lần cho ai đó, nhưng những Event lần sau họ có thể đảm đương được nó thay cho bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều. Bạn cũng hãy chia nhỏ công việc và xác định các phần cần ưu tiên giải quyết để tránh bị rối
Khi làm sự kiện thì bạn nên hạn chế để công việc khác xen vào: Theo kế hoạch hôm nay bạn phải giải quyết một số công việc như khảo sát địa điểm, duyệt layout thiết kế và họp phân công công việc, nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào như là khách hàng yêu cầu bạn cần đi gặp nhà tài trợ cùng họ, bạn lại phải dành thời gian cho nó.
Qua bài viết chia sẻ kỹ năng quản lý thời gian với những người làm Event hy vọng là bạn đã biết được những kỹ năng nào mà người làm Event quan tâm đến.
>> Thuê hội trường uy tín tại TPHCM
